Automatisk bogføring af afregninger via pensopay API

TL;DR

pensopay gør det muligt at hente afregningsdata automatisk via Settlement API
pensopay forklarer, hvordan løsningen kan bruges til bankafstemning, gebyrbogføring og ordrematch
pensopay gør det muligt at automatisere dele af bogføringen i jeres eget ERP- eller regnskabssystem
Løsningen giver især mening, hvis I i dag bruger tid på manuelle afregninger og afstemninger

STOP!: På nuværende tidspunkt er automatisk bogførring via vores API kun en mulighed, når indløsningen sker igennem Clearhaus. Er Clearhaus ikke din indløserbank, er dette desværre derfor ikke tilgængelig for dig.
(Shift4 og Stripe Connect er på vej).

Hvad er pensopay Settlement API?

pensopay Settlement API gør det muligt for jeres ERP- eller regnskabssystem at hente oplysninger om de afregninger, der ligger bag jeres udbetalinger.

En afregning viser, hvordan en udbetaling er sammensat. Det kan for eksempel være:

salg
refunderinger
gebyrer
indsigelser
øvrige reguleringer
nettobeløbet, der udbetales til banken

Det giver jer et mere direkte datagrundlag til bogføring og afstemning end manuelle filer og eksporteringer.

Hvad kan I bruge det til?

Settlement API’et er relevant, hvis I vil automatisere arbejdet med at få afregningsdata fra pensopay over i jeres egne økonomiprocesser.

Det kan blandt andet bruges til:

automatisk bankafstemning
automatisk bogføring af gebyrer
match mellem transaktioner og ordrer
kontrol af at udbetalt nettobeløb stemmer med de bagvedliggende poster

Tip: Hvis I allerede arbejder med faste processer i jeres ERP- eller regnskabssystem, kan API’et bruges som en stabil datakilde ind i det setup.

Hvad ændrer det i praksis?

Uden en integration vil afregninger ofte blive håndteret manuelt. Det betyder typisk, at I selv skal:

hente filer
kontrollere udbetalinger
bogføre gebyrer
undersøge afvigelser enkeltvis

Tip: Med en integration kan jeres system i stedet hente nye afregninger automatisk, for eksempel som en planlagt kørsel, og bruge dataene direkte i jeres bogføringsflow.

Det kan gøre det lettere at:

spare tid i bogholderiet
reducere manuelle fejl
skabe bedre sammenhæng mellem betalinger, ordrer og udbetalinger
arbejde mere skalerbart, hvis jeres transaktionsvolumen vokser

Hvilke data får I adgang til?

Settlement API’et stiller de vigtigste afregningsoplysninger til rådighed, så jeres system kan arbejde direkte med dem.

Det omfatter blandt andet:

afregningsperiode
udbetalingsdato
udbetalingsbeløb
referencenummer
salg
refunderinger
krediteringer
indsigelser
gebyrer, både samlet og fordelt pr. type
nettobeløb

Tip: I kan også hente de enkelte transaktioner bag en afregning. Det gør det muligt at afstemme helt ned på ordreniveau, hvis jeres setup kræver det.

Hvornår giver det mening?

Settlement API’et giver typisk mest værdi, hvis I:

bruger tid på manuel afstemning i dag
vil automatisere bogføringen af udbetalinger og gebyrer
har behov for bedre sporbarhed mellem ordre, betaling og udbetaling
ønsker en mere skalerbar proces i økonomi eller drift

Det er især relevant for virksomheder med mange transaktioner, løbende refunderinger eller et klart ønske om at reducere manuelt arbejde.

Hvornår giver det måske mindre mening?

Hvis jeres nuværende proces er enkel og fungerer fint, er en integration ikke nødvendigvis det rigtige første skridt.

Det gælder især, hvis I:

har få transaktioner
kun bruger begrænset tid på afstemning
ikke har et system, der skal modtage dataene
ikke har planer om at automatisere bogføringen yderligere

I de tilfælde kan manuel håndtering stadig være tilstrækkelig.

Hvad kræver det at komme i gang?

Settlement API’et er ikke en færdig standardintegration. Det er en API-adgang, som skal kobles på jeres eget ERP-, regnskabs- eller andet integrationssetup.

Det betyder, at I typisk skal have:

et system, der kan modtage og behandle dataene
en udvikler eller ERP-partner, der kan bygge integrationen
en intern afklaring af, hvordan dataene skal bruges i bogføringen

Det vigtigste er ikke kun, at løsningen findes, men om gevinsten er stor nok til, at det giver mening for jer at prioritere det arbejde, det er at bygge integrationen.

Er det sikkert?

Ja. Settlement API’et er en læseadgang.

Det betyder, at API’et:

ikke kan flytte penge
ikke kan oprette betalinger
ikke kan ændre jeres aftale
kun bruges til at hente afregningsdata

I styrer selv adgangen via en API-nøgle, som kan oprettes og lukkes igen efter behov.

Tre spørgsmål I bør stille jer selv

Hvis I overvejer, om løsningen er relevant, kan det være nyttigt at starte her:

1. Bruger I mærkbar tid på manuel afstemning?
Hvis svaret er ja, kan der være et tydeligt effektiviseringspotentiale.

2. Har I et system, der kan bruge dataene?
Det kan være et ERP-system, et regnskabssystem eller en integrationsplatform.

3. Har I en partner eller udvikler, der kan bygge det?
Selve integrationen skal laves i jeres setup.

Få jeres udvikler til at give det et kig

Det er en god ide at få jeres udvikler eller ERP-leverandør til at tage et kig på opgaven, før i bestiller den.

Dette afsnit kan sendes direkte videre til den, der skal bygge integrationen. Opgaven er typisk lille og velafgrænset til tre læse-endpoints og et planlagt job.

pensopay's dokumentation 

Base-URL: https://api.pensopay.com/v2 · Autentificering: Bearer-token, oprettes i
app.pensopay.com
GET /settlements – liste over afregninger. Filtre: date_from, date_to (udbetalingsdato),
settled, currency samt paginering.
GET /settlements/{id} – én afregning med period, summary, fees (specificeret pr.
gebyrtype) og payout (beløb, dato, referencenummer).
GET /settlements/{id}/transactions – transaktionerne bag en afregning. Filtre: is
(type), status, currency. Hver transaktion indeholder bl.a. ordrereference, betalingsmetode
samt amount_gross, fees, amount_net og fee_details.

Beløb returneres som heltal i valutaens mindste enhed (fx øre for DKK).

Typisk opsætning: et natligt job, der henter nye afregninger med settled=true og posterer
dem i ERP-systemet.

Vi håber at dette hjalp dig! Hvis du har spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte vores support på:

support@pensopay.com

tlf. 77 34 43 88

-eller fang os på chatten :)